单位办理退休的核心流程与必备材料清单
单位作为员工的“娘家”，负责为符合条件的在职员工统一向社保经办机构申请退休。整个流程以材料提交与审核为核心，以下列出关键环节及必备资料（请以北京社保经办机构最新要求为准）：
1.前期准备与资格确认（退休前1-3个月）：
a.通知员工： 在员工达到法定退休年龄前适当时间（如1-3个月），HR部门应主动告知员工即将退休，并就其意愿（如是否延退）、档案情况、联系方式等进行初步沟通确认。
b.核实基本条件：
i.确认员工达到国家法定退休年龄（男60周岁；女干部55周岁/女工人50周岁；管理技术岗位女灵活就业55周岁）。
ii.核查员工养老保险累计缴费年限（含视同缴费）是否已满15年。通过社保系统内部查询打印员工缴费记录。
c.确认人事档案状态：
i.档案托管方： 明确员工人事档案当前存放地点（本单位？区人才？市人才？原籍人才？），这是后续流程的关键起点。
ii.档案完整性预审（非常重要）： 尽可能预审档案核心材料是否齐全，特别是涉及早期工龄（视同缴费年限认定）的材料，如招工录用登记表、历年工资定级表、调动材料等原始凭证。如发现可能缺失，尽早协调补救。
2.材料收集与整理（核心步骤）：
单位需为员工准备并向养老保险关系所属区级社保中心提交以下核心材料（要求清晰、完整、合规）：
a.身份户籍证明：
i.员工身份证原件（社保中心查验后返还）及正反面复印件（加盖单位公章）。
ii.员工户口簿首页、本人页原件（查验）及复印件（盖公章）。非京籍员工必须提供。
b.关键申请表：
i.《北京市基本养老保险待遇核准表》（或类似名称）： 此表是申请核心，需由单位经办人根据员工实际情况准确填写完整（包括个人信息、工作履历、缴费情况等），并由员工本人亲笔签名确认、单位负责人签字并加盖单位公章。
c.“金钥匙” - 人事档案：
i.这是社保中心核定视同缴费年限和全部工作履历的核心依据。单位需根据社保中心要求：
1.若档案在本单位：做好移交准备（需原件）。
2.若档案托管在人才机构：社保中心受理退休申请后，会开具《档案商借函》，单位凭此函前往存档机构办理档案临时借阅或转移手续至社保中心审核。重要提示： 部分区可能要求单位提前调档预审。（信息由月月企服整理）。
d.养老保险参保凭证：
i.通过社保系统打印该员工《养老保险个人账户对账单》（最新完整版），供核定待遇使用。通常社保中心系统可查，但作为单位内部核对依据非常必要。
e.银行账户信息：
i.员工本人指定的北京银行借记卡（用于领取养老金）复印件一份，复印件上需由员工本人签字确认，并加盖单位公章。确保账号清晰、户名无误、账户状态正常。
f.单位资质与经办凭证：
i.单位《营业执照》副本复印件（盖公章）。
ii.单位社保登记证号（或统一社会信用代码）。
iii.经办人（HR人员）身份证原件（供查验）及复印件（盖公章）。
iv.单位介绍信（授权经办人办理此项业务，盖公章）。
g.特殊情形附加材料（按需提供）：
i.高级专家/高级技师延退： 相关批文、资格证书复印件。
ii.特殊工种提前退休： 特殊工种岗位备案证明、提前退休申请表、原始岗位证明材料（需档案佐证）等。
iii.完全丧失劳动能力退休： 劳动能力鉴定委员会出具的完全丧失劳动能力鉴定结论书。
iv.有服兵役经历： 退伍证/转业证复印件等证明文件。
v.曾在外地参保： 已办理养老保险转入北京的凭证（确保异地缴费已合并）。
vi.其它： 社保中心根据具体情况可能要求补充的材料（如档案中缺失材料的替代证明等，难度较大）。
3.向区社保中心提交申请与审核：
a.预约与提交： 建议提前联系员工社保账户所在区社保中心，确认办理地点（是区社保中心本部还是某分中心？是否需要预约？），携带所有整理好的材料前往。
b.窗口受理： 材料提交窗口，工作人员进行初步形式审核（材料齐全性、签名盖章有效性）。通过则出具《受理回执》。
c.实质审核： 社保中心进入核心审核阶段：
i.详细审查员工人事档案，核定实际缴费年限和视同缴费年限（重中之重）。
ii.核定养老金计算标准。
iii.审核周期通常为20-30个工作日，复杂个案（如档案疑难、年限争议）可能延长。
4.审核通过后续工作：
a.领取批复： 单位经办人凭《受理回执》和身份证件，到社保中心领取《北京市基本养老保险待遇核准表（退休人员）》等正式批文（社保机构盖章）。
b.通知员工并交接： 单位及时通知员工结果，并将退休批文复印件交予员工保存（原件单位留存）。协助员工做好工作交接。
c.社保减员： 在社保系统中为该员工办理停止缴费操作（社保减员），停保原因选择“退休”。注意减员时间应为员工达到法定退休年龄的当月或次月。
d.协助办理医保退休： 重要提醒！ 单位有责任告知并协助（或提供材料）员工本人前往区医保经办机构（非社保中心，地址可能不同）办理医保在职转退休清算手续，完成医保缴费年限审核与补缴（如需），确保员工医保待遇无缝衔接。
e.退休证办理（可选）： 根据单位惯例或员工需求，可协助/指导员工办理《退休证》（通常由退休管理部门发放）。
单位办理退休的常见痛点与专业代办价值（月月企服的观点建议）：
即使对于有HR部门的单位，为员工办理退休仍面临诸多挑战：
●档案难题集中爆发： 员工档案查找困难（托管机构不明）、材料缺失（尤其早期工龄证明）、跨省市调档流程复杂耗时，易成最大堵点。单位HR往往缺乏跨部门协调档案的资源和经验。
●材料标准复杂易错： 申请表填写要求严格，签字盖章不合规，复印件不清晰/未盖章，银行卡信息错误等看似小问题，均导致反复退件重交，延误办理。
●HR精力难以聚焦： 资深员工退休往往涉及高管或核心人才，材料要求更高，但HR忙于日常事务，难以投入大量时间精力深入研究政策和跟踪个案进度。
●政策理解偏差风险： 社保政策更新快，视同年限认定规则、特殊工种要求、材料清单变化等，单位HR若未能精准跟进，易导致申请被拒或员工待遇受损。
●异地与历史问题处理难： 员工有异地缴费未转移、早期经历不清等问题，单位自行解决能力有限。
在人员流动频繁、档案管理复杂、政策要求精细的当下，委托月月企服等专业代办机构提供退休手续外包服务，能有效解决上述痛点：
●档案调取专业高效： 专业机构熟悉全市乃至全国档案托管渠道与调阅规则，能快速协调完成跨区、跨市甚至跨省档案提取，打通关键环节。
●材料标准化零差错： 熟悉各区社保中心最新材料模板与接收标准，确保申请表填写、材料整理、复印盖章100%符合要求，避免退件延误。
●专属通道及时响应： 专人专案全程跟进，实时沟通进展，遇问题可快速对接社保/档案部门协调解决，节省HR大量协调时间。
●政策专家精准指导： 对复杂案例（如存疑工龄、特殊工种认定、异地归集）提供专业建议和处理方案，最大限度保障员工权益和办理成功率。
●解放HR，专注核心： 将事务性极强的退休手续交由专业团队处理，让内部HR更聚焦于人才保留、组织发展等核心战略工作。
为员工站好职业生涯的最后一班岗，妥善办理退休手续，是企业人文关怀的最佳体现。一份清晰的材料清单、一套顺畅的操作流程，承载着企业对员工的尊重与保障。然而，面对档案协调、政策适配等现实挑战，企业可选择与专业伙伴携手。月月企服作为一家专注于企服领域的人事社保代理机构，深谙北京各区退休政策执行差异与材料报送要点。若您的HR团队正面临处理大批量退休、应对复杂档案个案或提升办理效率的需求，我们的退休代办服务可提供强有力的专业支持，让您的退休事务办理既合规高效，又彰显企业关怀，共同为员工画上职业生涯的圆满句号。
