一、 流程启动与前期准备 (员工退休前3-6个月)
退休成功办理，重在未雨绸缪。建议在员工达到法定退休年龄前3-6个月启动准备工作。
1.初步告知与信息确认：
a.HR应主动联系即将达到退休年龄的员工，进行初步沟通，告知公司将为员工办理退休手续，并收集员工最新联系方式（确保能及时沟通）。
b.核实法定退休年龄： 依据国家规定及员工 人事档案中最早、最清晰的出生日期记录 确认员工具体退休日期（精确到日）。月月企服重点提示： 男性60周岁；女干部/女性管理技术岗位55周岁；女工人50周岁（具体认定需结合档案岗位记录）。
2.人事档案深度核查 (核心环节！成败关键)：
a.调阅档案： HR部门需协调档案保管部门（公司内部或外部托管机构），调取员工 完整的原始人事档案。
b.重点核查内容（HR需亲自或委托专业力量审阅）：
i.出生日期： 比对所有档案材料中的出生日期记载，明确 官方认定的出生日期（以最早形成材料为准，如入团志愿书、招工登记表、毕业生分配通知书）。
ii.参加工作时间： 确认首次参加工作的原始凭证（招工/录用通知书、报到证、派遣证）是否齐全有效。
iii.全部工作经历： 检查历次工作变动、离职入职的证明文件（调动介绍信、解除劳动合同证明）是否连贯无缺失，确保工龄连续性。
iv.特殊工种记录 (如员工申请提前退休)： 严格核查是否具有符合国家目录规定的 特殊岗位（如：井下、高空、高温、特繁体力、有毒有害） 的 原始、详实证明材料。关键证据包括：
1.早期载有 具体工种名称及津贴项 的工资表。
2.明确的 特殊工种岗位调令/通知。
3.《特殊工种登记卡》或岗位记录卡。
4.其他能 清晰证明岗位性质与持续工作年限 的档案材料。
v.视同缴费年限依据： 核验养老保险制度改革（如北京1992年10月）前符合国家规定的 连续工龄证明材料（如：知青插队证明、入伍退伍登记表、机关事业单位早期工作凭证）。
c.问题处理与补件： 发现出生日期不一致、关键材料（如某段经历离职证明、特殊工种原始记录）缺失或信息矛盾，HR需 立即行动：
i.联系形成材料的 原单位（或其上级主管部门/承继单位） 申请补开证明或情况说明。
ii.若原单位已不存在，需尝试通过 档案保管机构或上级组织部门 寻求解决方案（难度大耗时长）。
iii.月月企服风险预警： 此环节是导致延误的最大风险点，建议企业预留充足处理时间（不少于2个月）。委托专业机构处理复杂档案是高效选择。
3.社保年限初步评估：
a.核查员工 养老保险实际缴费月数（从社保系统查询，确认覆盖所有参保地）。
b.预估可能的 视同缴费年限月数（需后期由社保核定）。
c.同步评估医保累计缴费年限： 对比北京市终身医保门槛（男300月/女240月），提前预判是否存在医保补缴需求及大致金额区间（按上年度社平工资估算），为企业财务准备提供参考。
二、 正式申请与材料提交 (员工达到退休年龄当月或之前)
临近退休日期，进入实操申报阶段。
1.预约社保办理：
a.HR需在员工达到退休年龄的 当月月初（甚至可尝试提前预约），通过 “北京人社”微信公众号、北京通APP或北京市社会保险网上服务平台 为企业端的申报进行预约。务必提前抢占预约号！ 月月企服观点：热门区域社保所经常一号难求。
2.准备并整理全套申报材料： HR负责收集整理以下材料原件及规定份数复印件（详情可咨询12333或社保所）：
a.员工材料：
i.员工身份证原件（查验）及正反面复印件（A4纸复印，3-5份）。
ii.员工户口簿原件（查验）及首页、本人页、变更页复印件。
iii.员工近期免冠白底彩照（1或2寸，6-8张）。
iv.员工用于领取养老金的 银行一类账户借记卡复印件（清晰复印，含户名、卡号、开户行）。
b.核心档案材料： 社保机构审核期间需要的员工人事档案，由HR通过社保开具的《调档函》，通知 档案保管机构密封后直接移交社保审核部门。单位不得自行拆封。
c.单位需准备/填写的材料：
i.单位社保登记证件复印件（如营业执照副本复印件加盖公章）。
ii.《北京市企业职工基本养老保险待遇申领表》（社保机构提供或下载模板）： 由单位HR负责填写核心部分！ 确保填写的员工信息、 所有工作经历（单位名称、起止时间、职务） 、 领取养老金银行账户信息（绝对准确！） 无误。
iii.《社会保险缴费人员减少表》（注明减少原因为“退休”）。
iv.（如涉及）特殊工种提前退休申请表/报告、劳动能力鉴定结论书（病退用）等。
v.员工本人签署的若干告知/确认文件： 如信息核对表、银行账号确认书等（需员工配合完成）。
3.正式提交申请：
a.HR（或授权经办人）携带所有材料按预约时间到指定的区社保经办中心或其街道分中心提交材料。
三、 社保审核、员工确认与费用处理 (提交后关键环节)
提交非终点，后续流程需HR主动跟进与员工配合。
1.社保材料初审与档案核验：
a.社保窗口初审材料完整性。
b.社保接收档案后进行实质性审核，核定出生日期、工龄、视同年限、特殊工种等关键信息。
2.生成《信息核对表》与员工签字确认（生死攸关！）：
a.档案审核后，社保出具《北京市养老保险退休人员信息核对表》。
b.HR必须第一时间将核对表转交员工本人进行逐项、极其仔细的核对：
i.核对核心信息：姓名、身份证号、 认定的退休日期。
ii.核对关键年限： 视同缴费年限起止时间、实际缴费年限起止时间、累计缴费年限（总工龄）。
iii.核对医保累计缴费年限及应补缴月数（如有）： 明确显示需补缴多少个月（如149个月）。
iv.核对养老金预估金额（基础+个人账户，非最终数）。
v.查看医保补缴金额预算（如需补缴，会按预核基数、费率计算总金额）。
c.月月企服重大风险提示：
i.员工 必须在规定时间内（通常很紧迫）签字确认此表。
ii.员工如对表内 任何一项信息（尤其出生日期、工龄、医保补缴月数） 存在疑问或异议，必须当场/立即向HR反馈，并由HR协助向社保提出复核申请。签字即视为认可！事后反悔维权困难重重。
3.办理医保（及养老）一次性补缴（如适用）：
a.若核对表显示需医保补缴，社保随后会出具正式的 《补缴通知书/缴款单》。
b.责任明确： 补缴费用由员工个人承担！ 企业无义务垫付。
c.流程操作：
i.HR将《补缴通知单》交予员工，并明确告知缴费时限（通常15-30天）和指定银行网点。
ii.员工应 在规定时限内，自行到指定银行一次性缴清款项。
iii.月月企服成本与时效提醒： HR需 强烈警示员工逾期后果：因 医保补缴基数使用上年度社平工资，而此基数每年上涨约7%。若员工未在规定期限内缴费，拖到下一年度办理，补缴金额会因社平工资上涨 增加数千甚至上万元！敦促员工尽快处理。
iv.HR需提醒员工保留好所有缴费凭证原件。
四、 最终审批与待遇落地
完成关键步骤后，等待最终结果。
1.社保最终审批：
a.在收到员工足额补缴凭证（或无需补缴）后，员工退休申请材料进入最终审批环节。
b.审批通过后，社保通常会通知企业HR（或员工本人）。员工可关注进度。
2.企业操作：停保与退休手续完善：
a.停缴社保： 确保在员工达到法定退休年龄之月，为其在社保系统中办理 停保手续（缴费减少原因选择“退休”），避免多缴无效。
b.领取退休证： 企业HR可协助员工或通知员工本人按社保通知要求，携带身份证前往指定地点领取《退休证》。
c.企业内部手续： 办理工作交接、资产返还、签订《终止劳动合同证明书》（注明退休）、结算相关薪酬福利（如年假折算等）。
3.待遇发放与享受：
a.养老金发放： 养老金自员工退休次月起计算，通常次月中下旬开始首次发放至员工指定的银行账户。
b.医保待遇生效： 医保补缴资金足额到账后（或已达缴费年限），员工医保状态转为“退休”，可持社保卡按规定享受 终身医保报销待遇。
月月企服单位代办退休服务：企业降本增效、规避风险的强力保障
为员工办理退休流程繁琐、专业性极强、时效要求苛刻，单位自行办理常面临严峻挑战：
●HR精力掣肘： 档案核查、补件协调耗时巨大，影响HR核心工作。
●档案专业门槛高： 特殊工种认定规则复杂，历史档案材料缺失、矛盾问题处理无门。
●员工沟通压力大： 对核定结果（如补缴金额）解释不清，易引发员工误解或争议。
●关键节点易误： 超期缴费造成成本剧增、信息核对签字风险大、流程细节错漏影响进度。
●潜在法律风险： 退休日期误判、档案处理不当导致员工待遇损失，可能引发劳动纠纷。
月月企服为企业提供全方位退休代办解决方案：
●档案疑难攻坚战： 深度代理 核心档案核查与材料补救，专项攻克信息矛盾点、缺失材料追索、特殊工种年限认定，确保核定基础准确。
●全流程代办托管： 包含 前期信息预审、档案核查准备、材料收集整理、社保预约递交、信息核对跟踪、补缴流程指导、结果取件交接 等全环节操作，彻底解放HR。
●员工沟通桥梁： 提供专业话术支持，协助企业清晰、准确、合规地向员工传达关键信息（如核定结果、补缴必要性及时限）。
●成本与风险控制： 精确 锁定医保补缴基数窗口期，指导员工及时缴费避免损失；严控流程节点，规避晚办、错办风险；专业把关信息核对环节，减少员工签字后争议。
●政策精准落地： 基于最新政策动态与各区实操差异，确保办理全程合规，保障企业零风险履行责任。
为员工的退休之旅划上圆满句点，是企业关怀与责任的延伸。选择专业代办，不仅大幅提升操作效率、节约HR宝贵精力，更能有效避免流程失误导致的成本上升与潜在劳资风险。月月企服愿以专业的服务、高效的流程与严谨的合规保障，成为企业人力资源部门最坚实的后盾。让我们携手，将这项关系员工切身利益的重要工作，转化为规范、顺畅、温暖的组织关怀，共同助力员工平稳开启人生的金色新篇章。
