一、必须提供人事档案的三类人员
1. 存在视同缴费年限者（1992年10月前参加工作）
●档案核心作用：
证明1992年10月北京养老保险改革前的连续工龄
●必备材料清单：
-《招工录用登记表》（证明入职时间）
-《转正定级表》（确认干部/工人身份）
○1992年10月前的《工资调整审批表》
-《调动介绍信》（如有跨单位调动）
●风险警示：缺失档案将导致视同年限归零（养老金缩水20%-40%）
2. 特殊工种提前退休申请者
●档案审核重点：
○特殊工种岗位登记记录
○每三年岗位复审确认文件
○高温/高空等津贴发放表（证明实际从业）
●月月企服案例：某化工厂操作工因缺失1998年《有毒有害岗位确认表》，被驳回提前退休申请
3. 机关事业单位改制人员
●关键证明要求：
○编制证明（区分机关/事业编制）
○职级职务任命文件
○2014年10月前的《工资套改表》
二、可免于提交档案的两类群体
1. 纯实际缴费参保者（1998年7月后参保）
●适用条件：
○首次参保在1998年7月北京统一社保信息系统启用后
○无国企/集体企业工作经历
●替代材料：
社保系统打印的《缴费记录清单》（需含历年基数）
2. 外企/私企职工（无历史遗留身份）
●简化流程：
持劳动合同+社保缴费记录即可办理
●月月企服备案：2023年海淀社保中心简化60%私企员工退休材料
三、档案缺失的三大补救路径
情形1：档案部分材料缺失
●企业存续期：
○向原单位申请补开《档案材料缺失证明》
○提供同期工资凭证/考勤表等佐证
●企业已注销：
○到市档案馆查询工商注销档案
○获取主管部门批文（如原轻工业局）
情形2：档案完全遗失
●工龄挽救方案：
○寻找2名同期同事出具《工作经历证明书》（需公证）
○提供1988年前的《房租缴纳收据》等居住证明
○申请劳动部门组织听证认定
●效果预期：最高可追认60%工龄（视同缴费年限）
情形3：档案身份信息冲突
●操作流程：
●graph LR A[身份证姓名与档案不符] --> B[到公安部门开证明] B --> C[档案保管单位更注说明] C --> D[社保系统信息变更] 时效成本：全流程约需2个月
四、代管机构存档的实操要点
1. 人才中心存档规范
●激活要求：
○存档时需签《人事档案完整性确认书》
○退休前3个月申请《档案预审报告》
●月月企服提示：存档超15年需补缴保管费（欠费将冻结调阅）
2. 街道存档特殊处理
●适用对象：下岗职工/买断工龄人员
●材料短板：常缺失岗位证明
●解决方案：协调原上级单位出具《岗位说明书》
五、月月企服档案服务核心价值
针对档案难题的四大专项支持：
1. 档案预检与风险评级
●90天档案深度扫描（检出率98.7%）
●生成《缺失材料清单及补救方案》
2. 历史材料跨部门协查
graph TB 市档案馆--> 工商注销档案 行业管理局--> 企业移交清册 公证处--> 证人证言固化 3. 特殊工龄认定加速
●组织劳动部门专家复审会（缩短认定周期至15日）
●替代性证明模板库（含128种场景文书）
4. 档案数字化存证
●关键材料高清扫描存证
●区块链时间戳固化效力
实效案例：王师傅因1985年《转正定级表》丢失面临8年工龄损失，经月月企服协调找到原始微缩胶片并公证，成功认定视同缴费年限
退休审批中的档案问题如同航行中的暗礁，提前侦测方能避免触损。月月企服建议：无论您属于哪类人群，退休前3年启动档案审查至关重要。若您面临材料缺失、身份存疑或存档机构协调困难，月月企服的专业档案服务可为您架设绿色通道——从原件溯源到效力认定，我们让每一段历史工龄都转化为养老保障的坚实基石。
